Update: de bedragen zijn bijgewerkt naar het inkomstenjaar 2024, aanslagjaar 2025
Auteursrechten. Als accountant krijg je er geregeld mee te maken. Maar hoe zit dat ook weer met die fiche 281.45? En waarom zit er soms verschil op de btw-totalen in de aangifte en de btw-listing? ’t Is niet moeilijk allemaal, maar je moet het wel weten. Here we go!
De fiche 281.45
Dat auteursrechten in de aangifte komen als een roerend inkomen, zover was je waarschijnlijk al mee. Alle opdrachtgevers waar jouw klant voor werkt, moeten daar een fiche voor indienen: de fameuze fiche 281.45. Dat is verplicht. Doen ze dat niet? Dan zijn er serieuze gevolgen voor jouw klant en de opdrachtgever die de fiche niet aanleverde. En reken maar dat de overheid het opmerkt, want sinds februari 2022 zijn ze strenger geworden qua timing.
Sanctie ‘aanslag geheime commissielonen’
Wie de fiches niet tegen de strikte deadline indient, krijgt de rekening gepresenteerd: als sanctie kan de ‘aanslag geheime commissielonen’ (art. 219 WIB 92) toegepast worden. Dat betekent dat de kost verworpen wordt en dat er 100% als sanctie bijgeteld wordt. Dus geef je 100 euro niet aan? Dan leidt dat tot een extra belastbaar inkomen van 200 euro. En dan is er nog het bijkomend risico dat de auteursvergoeding bij de auteur niet belast wordt tegen 15%, maar progressief als beroepsinkomen.
Btw-listing en inkomstenbelasting: zoek de verschillen
De verdeling kan al eens variëren, maar een creatieve freelancer rekent maximum 60% beroepsinkomen en 40% auteursrechten. Laat ons daar verder ook van uitgaan. Vadertje Staat vraagt 21% btw op het beroepsinkomen, 6% btw op inkomsten uit auteursrechten. Maar met die auteursrechten is er iets speciaals aan de hand.
Beroepsinkomsten vs inkomsten uit auteursrechten
Voor het beroepsinkomen wil de fiscus namelijk weten: hoeveel heeft de freelancer tussen januari en december gefactureerd? Voor de auteursrechten willen ze weten: hoeveel heeft de freelancer tussen januari en december ontvangen? En dat is niet per se hetzelfde. Het typische voorbeeld zijn de facturen die in december de deur uitgaan. Die zijn vaak wel al verstuurd, maar nog niet betaald tegen 31 december. Met andere woorden: je zal een verschil in omzet zien tussen de btw-listing en het bedrag voor de inkomstenbelasting.
Een voorbeeld
Laat ons een simpel voorbeeld nemen. Een freelancer stuurt twee facturen uit, elk voor 1.000 euro. Een in juli en een in december. Die laatste is nog niet betaald in dat kalenderjaar. Op de factuur splitst de freelancer het gefactureerde bedrag op in 600 euro beroepsinkomen en 400 euro auteursrechten.
- totaal gefactureerd: € 2.000 + btw
- op de btw-listing: € 2.000
- enerzijds het beroepsinkomen: € 1.200 + 21% btw
- anderzijds de auteursrechten: € 800 + 6% btw
- totaal gefactureerde beroepsinkomen op de aangifte: € 600 + € 600 = € 1.200
- Totaal geïnde auteursrechten: € 400
- Samen in de omzet: € 1.600
Dat komt dus niet overeen. De fiscus ziet 1.600 euro omzet en 2.000 euro in de btw-listing. Komen daar vaak vragen om inlichtingen van? Zelden. Maar als het gebeurt, dan is het antwoord snel gegeven: auteursrechten zijn niet belastbaar in het jaar dat ze gefactureerd zijn, maar in het jaar dat ze geïnd zijn. Daar maakt niemand een punt van, het is dan ook perfect verklaarbaar.
Een klassieke fout
Een fout die soms gemaakt wordt is dat de accountant gewoon de bedragen op de btw-listing overneemt en die aangeeft als baten. Hierdoor verliest de freelancer het volledige voordeel van de auteursrechten… Een fout die je liever vermijdt.
En wat dan met de roerende voorheffing?
En dan de roerende voorheffing. Da’s een gelijkaardig verhaal. Op auteursrechten rekent de fiscus 15%. Stel dat jouw klant 10.000 euro heeft gefactureerd, dan verwacht je 1.500 euro belasting. Toch niet: in realiteit is het minder, omdat er forfaitaire beroepskosten afgetrokken mogen worden. De exacte bedragen veranderen elk jaar, maar onthoud vooral dat het om drie schijven gaat. Hieronder de schijven voor aanslagjaar 2025:
- 50% kosten op de inkomstenschijf van € 0 tot € 19.480
- 25% kosten op de inkomstenschijf van € 19.480 tot € 38.970
- geen aftrekbare kosten meer boven de € 38.970
Heeft een freelancer pakweg 5.000 euro verdiend bij een bepaalde opdrachtgever? Dan zal die ervan uitgaan dat daar 50% kosten bij horen en dus maar 15% roerende voorheffing rekenen op 2.500 euro, 375 euro dus.
Meerdere opdrachtgevers
Het probleem is dat opdrachtgevers hun fiche 281.45 allemaal los van elkaar doorgeven (tenzij Creative Shelter mee in het verhaal zit, want dan zijn zij de enige opdrachtgever). Zij kunnen onmogelijk van elkaar weten of de freelancer al in een volgende schijf is beland.
Uiteindelijk komen alle auteursrechten samen in één pot, en dat is in ‘Vak VII - D. - 1’ van de aangifte. Als accountant bewaar jij het overzicht van alle fiches en kan je de juiste kosten en de verschuldigde roerende voorheffing berekenen. Die berekening is louter informatief voor jouw klant, om na te gaan of er te veel of te weinig roerende voorheffing betaald werd. Misschien zal jouw klant nog wat geld moeten terugkrijgen, als de opdrachtgevers ‘streng’ rekenden aan 15% op het volledige bedrag van de auteursrechten. Misschien zal de freelancer een beetje moeten opleggen, als er bijvoorbeeld veel opdrachtgevers waren. Het is gewoon een kwestie van een correcte afrekening maken aan het einde van de rit.
Reken goed na
Boodschap aan alle accountants: reken alles goed na. Zorg dat je weet hoeveel auteursrechten er werden gefactureerd en betaald. Zo kan je narekenen of er genoeg roerende voorheffing is ingehouden en hou rekening met de forfaitaire kosten. Zo kan je je klant laten weten of ze nog moeten bijbetalen, of net terugkrijgen. Gaat dat over grote bedragen? Neen, meestal niet. Maar als accountant wil jij wel de cijfertjes doen matchen. En matchen die cijfertjes niet? Dan wil je ook weten waarom. Bij deze!
Voorzichtig zijn, dus!
Conclusie: wees altijd voorzichtig als je facturen met auteursrechten verwerkt, zowel inkomende als uitgaande facturen. Er zijn heel wat factoren waar je rekening mee moet houden!
Meerdere btw-tarieven, verschillen tussen kalenderjaar en boekjaar, een overload aan fiches… Alle begrip als je het volledige plaatje nog altijd niet helder ziet. Vraag gerust meer tekst en uitleg aan Creative Shelter. Wij zijn geen accountants, maar wel experts in auteursrechten.
